L'azione deve creare le condizioni per un dialogo stabile tra policy maker e persone con esperienza vissuta di povertà, facendo sì che coloro che sono direttamente colpiti da povertà ed esclusione sociale abbiano una voce effettiva e influente nelle decisioni che incidono sulla loro vita.

L'obiettivo è anche rafforzare le persone coinvolte attraverso strumenti, competenze, fiducia e piattaforme che consentano loro di partecipare efficacemente al dibattito pubblico; ridurre le asimmetrie di potere fra istituzioni e comunità marginalizzate; costruire fiducia; e garantire un approccio intersezionale che faccia emergere anche le persone appartenenti ai gruppi maggiormente marginalizzati.

La Commissione vuole realizzare due structured dialogue meetings all'anno, normalmente in presenza a Bruxelles, con 35 persone con esperienza vissuta di povertà provenienti dall'intera UE. È previsto almeno un partecipante per ogni Stato membro, oltre a due alternate; il mandato dei partecipanti dura due anni, con possibilità di proroga.

La proposta deve essere presentata da almeno 2 beneficiari. Ogni applicant del consorzio deve essere:

una rete a livello UE di organizzazioni non governative (NGO), oppure una International Non-Governmental Organisation – INGO con sede centrale in uno Stato membro UE.

Inoltre almeno due membri del consorzio devono:

• avere esperienza nella facilitazione della partecipazione diretta di persone con esperienza vissuta di povertà ai processi di policy-making dell'UE;
• aver organizzato dialoghi fra queste persone e policy maker europei;
• avere organizzazioni nazionali aderenti oppure filiali in almeno 7 Stati membri UE.

Il consorzio nel suo complesso deve poi avere membri o filiali che assicurino la copertura di tutti i 27 Stati membri dell'Unione europea.

È un grant budget-based mixed actual cost, cioè una sovvenzione basata su costi effettivi, con anche elementi a costo unitario e flat rate. La Commissione rimborsa soltanto i costi ammissibili effettivamente sostenuti, salvo le categorie calcolate tramite unit costs e flat rate. Il tasso standard è il 95%.

Le categorie ufficiali di budget sono:

• Personnel costs;
• Subcontracting costs;
• Purchase costs;
• Travel and subsistence;
• Equipment;
• Other goods, works and services;
• Indirect costs.

I costi indiretti sono riconosciuti con un flat rate del 7% dei costi diretti ammissibili, con le esclusioni previste dal Grant Agreement. Le attrezzature sono ammissibili attraverso l'ammortamento. Non è consentito il financial support to third parties.

Prima di tutto deve diffondere le call for expression of interest per individuare le persone con esperienza di povertà che parteciperanno al dialogo. La documentazione deve essere resa accessibile e le parti essenziali tradotte almeno nelle 24 lingue ufficiali dell'UE; deve essere inoltre organizzato un outreach mirato attraverso reti comunitarie, social media e altri canali utilizzati da persone in situazioni di vulnerabilità.

Va poi fornito sostegno diretto ai potenziali partecipanti tramite workshop, accompagnamento individuale, eventuali helpline e preparazione specifica al dialogo con i decisori. Sono ammissibili i costi delle “introduction meetings”, compresi catering, interpretariato, facilitatori, accomodamenti ragionevoli e altre spese necessarie.

La sovvenzione copre esplicitamente:

viaggio, alloggio e diaria di tutti i partecipanti, sia per gli introduction meetings sia per gli structured dialogue meetings.

Devono inoltre essere creati national and regional participation hubs, con almeno due incontri tematici online all'anno e almeno due workshop online annuali dedicati, fra l'altro, a conoscenza dell'UE, public speaking, advocacy, comunicazione e confidence building.

Sono obbligatori anche:

traduzione e sintesi della documentazione; toolkit sulla partecipazione delle persone con esperienza di povertà al policy-making; un canale di comunicazione dedicato ai partecipanti; una campagna di comunicazione contro stigma e narrazioni ostili sulla povertà.

I work package obbligatori sono:

WP1 – Project coordination
WP2 – Dissemination delle call e supporto ai candidati
WP3 – Facilitazione della partecipazione agli structured dialogue meetings
WP4 – Capacity building dei partecipanti
WP5 – Campagna contro stigma e narrazioni ostili sulla povertà.

Per il WP3 la Commissione suggerisce inoltre di accantonare circa il 10% dell'intero budget di progetto come contingency per spese impreviste.