La proposta viene presentata da una persona fisica, denominata Main Proposer, per conto di una rete di Main e Secondary Proposers. Ogni proponente deve essere formalmente affiliato a una legal entity. Possono quindi essere coinvolti ricercatori, innovatori e altri stakeholder provenienti da università, centri di ricerca, amministrazioni pubbliche, imprese di qualsiasi dimensione, organizzazioni non governative, associazioni, fondazioni, enti del Terzo settore e altre organizzazioni riconosciute.

La rete deve comprendere:

• almeno sette COST Full o Cooperating Members;
• almeno il 50% dei Paesi rappresentati appartenenti agli ITC;
• almeno il 40% dei proponenti costituito da Young Researchers and Innovators.

Con sette Paesi, almeno quattro devono pertanto essere ITC. L’Italia può essere uno dei sette Paesi, ma conta nella componente non-ITC. Per OC-2026-1, un Young Researcher and Innovator è un ricercatore o innovatore di età inferiore a 40 anni.

Il soggetto che presenterà la proposta non riceve automaticamente il finanziamento. Dopo l’approvazione della Action, il Management Committee selezionerà un Grant Holder, cioè la legal entity incaricata di sottoscrivere e amministrare il COST Grant.

La COST Action dura ordinariamente quattro anni. Il finanziamento è assegnato mediante Action Grant Agreements annuali, collegati a Work and Budget Plans approvati dal Management Committee e dalla COST Administration. Non viene richiesto un piano finanziario in fase di candidatura.

Il valore medio indicato nelle Guidelines è di circa 600.000 euro per quattro anni, ma non rappresenta né un importo garantito né un massimale. Il budget effettivo dipende dalle disponibilità della COST Association, dalla dimensione della rete, dal programma annuale delle attività e dall’andamento finanziario della Action. Le somme non utilizzate possono essere restituite o trattenute dalla COST Association.

COST finanzia esclusivamente le attività necessarie al funzionamento e allo sviluppo della rete:

• riunioni del Management Committee e dei Working Groups;
• workshop, conferenze e altre riunioni scientifiche;
• Training Schools;
• Short-Term Scientific Missions;
• mobilità virtuale;
• partecipazione e presentazioni a conferenze organizzate da terzi;
• ITC, YRI e Dissemination Conference Grants;
• prodotti di comunicazione e disseminazione;
• altre spese sostenute nell’interesse complessivo della rete.

Possono essere coperti, secondo le regole applicabili, viaggi, pernottamenti, diaria o altre spese di partecipazione e organizzazione. La copertura può essere totale o parziale.

Non vengono finanziati direttamente:

• attività ordinarie di ricerca e sperimentazione;
• stipendi strutturali dei ricercatori;
• infrastrutture;
• laboratori;
• attrezzature scientifiche;
• investimenti produttivi;
• grandi acquisti di beni;
• costi necessari allo svolgimento della ricerca già sostenuti da fondi nazionali, istituzionali o da altri programmi.

Ogni individuo può partecipare, nella Collection OC-2026-1, a una sola proposta, alternativamente come Main Proposer o Secondary Proposer. La partecipazione multipla può determinare l’inammissibilità della proposta o la rimozione del soggetto dalle reti interessate.

La proposta deve essere presentata in inglese, tramite e-COST, completa di General Features, Technical Annex, References e Network of Proposers. Il testo tecnico deve essere anonimo: non può contenere riferimenti diretti o indiretti ai nomi dei proponenti o delle organizzazioni partecipanti. Non sono ammessi link a materiali esterni destinati a integrare la proposta.

Non sono richieste lettere di intenti delle organizzazioni rappresentate nella rete. Tutti i proponenti devono però disporre di un profilo e-COST completo e aggiornato.

La valutazione attribuisce fino a 13 punti: 5 per Excellence in S&T and Networking, 5 per Impact e 3 per Implementation. Le sezioni Excellence e Impact richiedono ciascuna almeno 3 punti; il mancato raggiungimento di una delle due soglie esclude il finanziamento.

La prima riunione del Management Committee, dalla quale decorre formalmente la Action, deve tenersi non prima di quattro mesi e non oltre nove mesi dall’approvazione del Committee of Senior Officials. La durata ordinaria è di 48 mesi.